Servicekosten zijn de tussen huurder en verhuurder overeengekomen kosten voor bijkomende leveringen en diensten ten behoeve van het gehuurde, die verhuurder verzorgt en aan huurder in rekening brengt.
In het ROZ 2012 model contract winkelruimte en andere bedrijfsruimte in de zin van artikel 7:290 BW staat in artikel 19.4 van de algemene bepalingen (in het ROZ 2003 model: artikel 16.4) omschreven op welke wijze de verhuurder de servicekosten dient te specificeren:
“Verhuurder verstrekt huurder over elk jaar een rubrieksgewijs overzicht van de kosten van de leveringen en diensten, met vermelding van de wijze van berekening daarvan en van, voor zover van toepassing, het aandeel van de huurder in die kosten.”
Bij vonnis van 1 september 2011 oordeelde de kantonrechter te Haarlem dat indien de verhuurder de in rekening gebrachte servicekosten niet of niet voldoende heeft gespecificeerd, dit in beginsel kan leiden tot afwijzing van de vordering. In deze zaak slaagde de verhuurder er niet in om de gestelde kosten van zonwering, brandalarm, waterschapslasten, toiletbenodigdheden en lampen voor de centrale ruimte te specificeren, zodat het daarop betrekking hebbende gedeelte van de vordering werd afgewezen.
Uit het arrest d.d. 29 januari 2013 van het Hof Leeuwarden is af te leiden wanneer een verhuurder aan de specificatieplicht voldoet. In dit geschil waren door de verhuurder jaarlijkse rubrieksgewijze overzichten verstrekt, waaruit bleek op welke wijze de kosten waren berekend en op welke wijze deze over de verschillende huurder waren omgeslagen. Tevens had de verhuurder enkele malen kopieën van de daaraan ten grondslag liggende facturen aan huurder toegezonden, waarover uitvoerig was gecorrespondeerd.
Op 28 maart 2013 kwam in een zaak bij de kantonrechter te Rotterdam (onlangs gepubliceerd; ECLI: NL:RBROT:2013:7492) wederom de vraag aan de orde of de berekening en onderbouwing van de servicekosten door verhuurder voldeed aan het bepaalde in artikel 16.4 (tegenwoordig artikel 19.4 van het ROZ 2012 model) van de algemene bepalingen.
Volgens de huurders ging de specificatieverplichting – gelet op het feit dat verhuurders hen ten aanzien van de energielevering 3% administratiekosten en ten aanzien van de overige posten 5% administratiekosten in rekening bracht – verder dan een inzage recht van de onderliggende stukken op het kantoor van de beheerder. De huurders stelden dat de verhuurders gehouden waren kopieën van onderliggende facturen te verstrekken.
De kantonrechter is het echter niet met de huurders eens. Hij stelt vast dat verhuurders eindafrekeningen servicekosten hebben overgelegd, waarbij een overzicht is gevoegd met een specificatie van de kosten per rubriek en een totaaloverzicht van de kosten, waaruit blijkt welk deel daarvan voor rekening van welke huurder komt.
Op dit overzicht is echter niet vermeld hoe de bedragen in de verschillende rubrieken tot stand zijn gekomen, maar de kantonrechter acht dit niet onbegrijpelijk, nu dergelijke bedragen doorgaans afkomstig zijn van door derden aan verhuurders gestuurde facturen. Desondanks hebben huurders krachtens artikel 16.4 van de algemene bepalingen recht op inzicht in de totstandkoming van deze bedragen.
Dit gaat echter niet zo ver dat, zo als door huurders gevorderd, een onafhankelijk accountant de stukken dient te beoordelen. In het onderhavige geval hadden verhuurders tweemaal een voorlichtingsavond gehouden en de huurders uitgenodigd de administratie bij de beheerder te komen inzien. Huurders meenden evenwel dat het voor hen onmogelijk was om een professionele administratie door te spitten. De kantonrechter meende echter dat huurders dit standpunt niet voldoende hadden onderbouwd en dit ook haaks stond op het aanbod van verhuurders om inzicht te geven in de stukken en daarover uitleg te verstrekken.
Volgens de kantonrechter hadden verhuurders aan hun plicht tot onderbouwing van de eindafrekeningen servicekosten voldaan en werd de vordering tot het afleggen van rekening en verantwoording over de betreffende eindafrekeningen dan ook afgewezen.
Samengevat voldoet een eindafrekening servicekosten aan de eisen van artikel 19.4 (voorheen artikel 16.4) van de algemene bepalingen van het ROZ 2012 model, indien:
- de kosten daarin per rubriek zijn gespecificeerd en
- een totaal overzicht van de kosten is bijgevoegd, waaruit blijkt welk deel daarvan voor rekening van welke huurder komt en
- de huurder inzicht heeft verkregen over de totstandkoming van deze bedragen, wat inhoudt dat verhuurder de huurder de gelegenheid moet hebben geboden van de onderliggende stukken kennis te nemen en hierover – indien gewenst – uitleg dient te geven
Gerbrand Osinga, 02/01/2014